Akaan kaupunki pyysi kevättalvella tarjouksia sittemmin Akaa Areenaksi nimetyn Viialan liikuntahallin valvonta- ja asiakaspalveluista. Yhtään tarjousta ei saatu, minkä jälkeen sivistyslautakunta päätti 17. maaliskuuta, että hankinnassa siirrytään suorahankintaan. Sen valmistelussa käytettiin alkuperäistä tarjouspyyntöä.
Suorahankintailmoituksen jälkeen tarjouksen tekivät akaalainen Päivänsäde Coaching Oy ja lentopalloseura Akaa-Volley. Akaa-Volleyn tarjous oli tehty perustettavan yhtiön nimiin. Päivänsäde Coaching vastaa tällä hetkellä muun muassa Toijalan monitoimihallin neuvonta- ja kahviopalveluista.
Molemmat tarjoajat täyttivät kelpoisuusvaatimukset, ja molemmat tarjoukset sisälsivät pyydetyt tiedot ja olivat tarjouspyynnön mukaisia.
Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailussa vertailuperusteet olivat hinta 60 pistettä ja laatu 40 pistettä. Laatuun vaikuttivat muun muassa tarjotun kolmen hengen asiakaspalvelutiimin kokemus vastaavan tyyppisistä tehtävistä liikuntatiloissa kuten kuntosaleilla, jää-, liikunta- tai uimahalleilla, järjestyksenvalvojakortillisten määrä sekä tiimiin kuuluvien EA1-ensiapukoulutusten määrä.
Edullisin tarjous 68 000 euroa
Sivistyslautakunta käsitteli asiaa 21. huhtikuuta. Kokouksen pöytäkirjasta eivät käy ilmi Akaa-Volleyn tarjouksen suuruus tai tarjousten vertailun yksityiskohdat, mutta Päivänsäde Coaching Oy:n tarjouksen kustannus vuodelle 2022 oli 68 000 euroa.
Sivistyslautakunnan tämän vuoden talousarviossa on varattu Viialan liikuntahallin asiakaspalvelu- ja valvontatehtävien ostopalvelukustannuksiin vain 33 300 euroa eli alle puolet tarvittavasta. Lautakunnan esittelytekstin perusteella sopimuksesta aiheutuvia, määrärahavarauksen ylittäviä kustannuksia ei ole vs. sivistysjohtaja Virve Jämsénin mukaan mahdollista kattaa myöskään muualta sivistystoimen budjetista.
Jämsénin mukaan 34 700 euron lisämäärärahatarve on tarkoituksenmukaista huomioida vuoden 2022 talousarvion ensimmäisen muutoksen yhteydessä. Samalla sopimuksen tekeminen tavoiteaikataulussa on haasteellista, koska liikuntahalli tulee ottaa käyttöön toukokuussa 2022 eikä valtuusto ehtinyt käsitellä lisätalousarvioesitystä huhtikuun kokouksessaan 27.4.
– Aikataulullisesti voi tulla esiin välttämätön tarve solmia väliaikainen ostopalvelusopimus Päivänsäde Coaching Oy:n kanssa, Jämsén kirjoittaa lautakunnalle esittelytekstissä.
Sivistyslautakunta päätti Jämsénin esityksen mukaisesti, että Viialan liikuntahallin valvonta- ja asiakaspalvelun sopimus solmitaan kokonaistaloudellisesti edullisimman tarjouksen tehneen Päivänsäde Coaching Oy:n kanssa ajalle 2.5.2022–15.6.2023. Aloitusaika on vielä ehdollinen, samoin kuin koko päätös, kunnes valtuusto on hyväksynyt määrärahaesityksen.
Samalla lautakunta päätti esittää kaupunginhallitukselle ja edelleen kaupunginvaltuustolle, että valtuusto hyväksyy muutoksen sivistyslautakunnan talousarvioon. Lautakunta päätti myös myöntää vs. sivistysjohtajalle oikeuden tarvittaessa solmia väliaikainen ostopalvelusopimus Viialan liikuntahallin asiakaspalvelu- ja valvontatehtävien hoidosta. Väliaikaisen sopimuksen kustannukset eivät saa ylittää talousarvioon 2022 varattuja kyseisen hankinnan ostopalvelumäärärahoja.
