Pirkanmaan imu ja vetovoima on saanut kehyskunnissakin liikkeelle ideoiden vyöryn, miten hyödyntää tapahtumia paikkakuntien piristäjinä ja elinvoiman kasvattajina. Uusille tapahtumajärjestäjille Tapahtumateollisuus ry:n vaikuttamisjohtaja Maria Sahlstedtilla on terveisiä, joista on hyvä aloittaa suunnittelu.
– Tapahtuman järjestäminen on äärimmäisen riskialtista bisneksenä. Taloudellisiin pikavoittoihin kykenee ani harva tapahtuma, Sahlstedt muistuttaa.
Tapahtumilla on suurta potentiaalia vaikuttaa niin paikkakunnan veto- kuin ennen muuta pitovoimaan. Myös kuntien roolilla on suuri merkitys tapahtumanjärjestäjille. Maria Sahlstedt toivoo, että kunnissa huomattaisiin tuo pitovoiman ja yhteisöllisyyden merkitys. Usein tapahtumat nähdään kulueränä, tuettavina asioina, joille annetaan rahaa, jos sitä sattuu riittämään.
– Tapahtumilla voi olla suuri positiivinen vaikutus aluekehitykseen. Tapahtumien tukemisen tulisi olla tavoitteellista ja pitkäjänteistä samalla tavalla, kuin muunkin elinvoimakehityksen. Tuotot ja imagovaikutukset eivät realisoidu heti, mutta suunnitelmallisella työllä niitä voidaan saavuttaa monilla sektoreilla.
Pyysimme Maria Sahlstedtilta rautalankavinkkejä siihen, millä eväillä uuden tapahtuman onnistuminen on todennäköisintä.
Tärkein on motiivi ja idea. Järjestää tapahtuman sitten ammattilaiset, puoliammattilaiset tai yksittäiset ihmiset, ensimmäiseksi on pureuduttava motiiviin. Miksi tehdä tapahtuma? Sahlstedtin mukaan liian usein tapahtumia järjestetään kopioimalla idea jostain toisaalta. Kannettu vesi ei kaivossa pysy.
– Syy tapahtuman järjestämiseen täytyy löytyä omasta yhteisöstä. Tapahtumissa on kyse ihmisten kokoontumisesta, siitä, että tehdään jotain yhdessä. Syy kokoontua täytyy saada kytkettyä paikallisuuteen, tarinaan ja autenttisuuteen.
Tapahtumalla tulee olla missio. Missiolla Sahlstedt tarkoittaa syvällisempiä tavoitteita, mihin tapahtumalla pyritään. Tällä hetkelläkin toimivat maan suurimmat yleisötapahtumat ovat kasvaneet pienestä ideasta, jota yhteisö on lähtenyt yhteisestä arvopohjasta toteuttamaan.
– Kehyskunnissa ei kannata automaattisesti lähteä tavoittelemaan samanlaista tapahtumaa kuin Tampereella. Oikea kokoluokka tulee hahmottaa realistisesti, löytää oma itsensä ja löytää ne vahvuudet sieltä. Näistä lähtökohdista kasvamalla on mahdollista sitten kyllä tavoittaa kävijävirtoja myös Tampereelta.
Oikein kohdistetut tavoitteet myös määrittelevät, millaisia resursseja järjestämiseen tarvitaan. Yleisötapahtumien järjestäminen on Suomessa melko säädeltyä. Tapahtuman kokoluokka ratkaisee vaikkapa tarvittavien vessojen, liikenteenohjauksen tai järjestyksenvalvonnan tai viranomaisilmoitusten määrän.
Markkinointi – tapahtuma on media: Tapahtuman markkinointiin on haastavaa antaa yksittäistä toimivaa vinkkiä. Konseptit ja yleisöt ovat erilaisia, joten markkinoinnissakin tulisi miettiä toimivat ratkaisut näiden mukaisesti. Markkinointi voi olla myös monen suuntaista. Tapahtuma on itsessään media, jota myös yhteistyökumppanit, kuten yritykset tai kunta voivat hyödyntää. Vakiintunut tapahtuma muodostaa ympärilleen ympärivuotisen yhteisön, jolle yhteistyökumppanit voivat viestiä eri tavoin.
– Eikä kyse ole vain sen lavanreunuskyltin ostamisesta, vaan kekseliäs yrittäjä, seura tai kunta voi toimia saumattomana osana tapahtumaa, tuottaen lisäarvoa kävijöille ja vahvistaen omaa brändiään. Kumppanuuksia voidaan hyödyntää molempiin suuntiin vuoden ympäri.
Kaikkea ei tarvitse tehdä itse. Sahlstedt muistuttaa, kuinka tapahtumaan liittyvän yhteisön sitouttaminen tuo lisää osaamista ja tekijöitä mukaan. Kannattaa miettiä oma ydinosaaminen ja myös myöntää se, mihin täytyy hankkia osaamista ulkopuolelta.
– Tapahtumapaikkakunnan muut toimijat kannattaa sitouttaa mukaan alusta alkaen. On surullista, jos tapahtuma tuo runsaasti yleisöä paikalle, mutta yleisön tarvitsemat monenlaiset palvelut, vaikkapa kahvilat, ravintolat ja taksit eivät ole yleisön tavoitettavissa.
Pyrkimys jatkuvuuteen. Jo ensimmäistä tapahtumaa varten kannattaa varautua tuleviin vuosiin. Ensimmäinen vuosi ja uuden tapahtuman perustaminen on aina se vaikein ja kallein. Tapahtuman syvempi tarkoitus, yhteisön sitouttaminen ja kumppanuudet ovat vahvuuksia myös jatkuvuuden varmistamiseksi.
